هیچ ساختار سازمانی نمی‌تواند به خودی خود بهترین ساختار سازمانی باشد زیرا اثربخشی چنین ساختاری بستگی به شرایط دارد (It All Depends). "نظریه اقتضا از دیدگاه زیست‌شناسان عملکردگرا (Functional Biologist) از این اعتقاد سرچشمه گرفته است که موجودات زنده در انطباق با محیط خارجی شکل گرفته‌اند؛ برای مثال، فیلها به این دلیل خرطوم دارند که قادر به تغذیه از ارتفاع بالا باشند و یا انگشتان دست و پای میمونها به این علت قلابی شکل است که قادر به تاب خوردن بین درختان باشند. نظریه اقتضا ساختارهایی را مشخص می‌کند که بتواند به طور مناسب در مورد زمینه‌ها و موقعیتهای مختلف و متفاوت سازمانی پاسخگو باشند" (Khandwalla,۱۹۷۷,p,۲۳۷). بنابراین، نظریه اقتضا در مدیریت ادامه منطقی نظریه سیستمهای باز است که روابط پیچیده و متقابل بین اجزای وابسته به یکدیگر را که در ارتباط متقابل با سیستم محیطی مافوق (ابرسیستم) عمل می‌کند مورد مطالعه قرار می‌دهد. تعیین همه عوامل مهم اقتضایی و نشان دادن نوع ارتباطات بین آنها می‌تواند بسیار پیچیده باشد.